Como organizar tu tiempo con Calendly

Con la experiencia acumulada de estos meses, en el 2021 toca organizarse bien y dejar de encadenar vídeo reuniones durante todo el día. Qué nos ha pasado? Parece que hayamos tomado la pastilla azul de Matrix para seguir viviendo en un mundo virtual!!!

Nos tenemos que plantear otra manera de vivir. Con el teletrabajo o trabajo online que ha provocado el confinamiento, hemos cambiado los hábitos de comportamiento en general y de la gestión de nuestro tiempo laboral en particular.

Si hubieras escogido, como Neo, la pastilla roja ahora estarías utilizando herramientas para agendar y programar las reuniones con lógica y dejando margen para realizar otras actividades, como por ejemplo poner en práctica las conclusiones de las reuniones. Así que mi deseo para el 2021 es que, por favor, nos organicemos mejor. Y como si se tratara de una receta de cocina te voy a explicar los ingredientes que necesitamos y como preparar este plato.

Ingredientes:

1. Email – Uno que utilices normalmente. No sirve el que pones en Facebook.
2. Una cuenta de Zoom. A estas alturas debe quedar poca gente en el mundo que no haya hecho un brindis desde una reunión zoom.
3. Una cuenta en Calendly. Esta es posible que no la conozcas pero se ha convertido en un básico para agendar citas.
4. Y una cuenta en Zapier. Sobre todo para una gestión Pro de las organización de reuniones.

Preparación:

De las 4 aplicaciones web, Calendly es la que las une a todas. Empezamos con esta. Primero pones el logo o una foto y una descripción. Siguiente paso, borras las propuestas automáticas de calendarios que aparecen y creas una nueva en la que determinas los días y horas que quieres disponer para que te soliciten una reunión, por ejemplo: los lunes de 5 a 6 de la tarde y como máximo puede durar 30 minutos. La programación puede ser periódica o de días señalados, tu decides. Es importante que revises el formulario y los mensajes de confirmación y recordatorios por email y teléfono.

Paso siguiente, desde Calendly no vamos a Integraciones. Conectamos Zoom (también funciona con Teams de Microsoft y Meet de Google) para que genere, de manera automática la reunión cuando alguien reserve una cita. Aquí también podemos conectar: Mailchimp, Salesforce muchas otras y por supuesto Zapier.

Volviendo a la configuración de la programación de citas o reuniones, en ubicación indica que es Zoom y listo. Envías por email la propuesta de reunión con un link a Calendy. Cuando alguien reserve una reunión te enviará un email a ti también y tan solo has de poner en tu agenda el día y hora para entrar en la reunión de zoom, aunque con la versión Premium puedes programar recordatorios al organizador. Ahora ya empiezas a ver las cosas de otro color, como Neo.

Organiza tus reuniones con Calendly y olvídate

Con esta base ya podemos organizar perfectamente una agenda de reuniones pero claro aún se puede hacer mejor.

Una de las posibilidades que nos ofrece la versión Premium de Calendy es la integración con más aplicaciones y la posibilidad de tener una página de confirmación propia, que unida a la conexión con Google Analytics nos da la oportunidad de medir el éxito de nuestras campañas de reuniones desde Google Analytics. A la vez que este control de conversiones de Analytics nos permite conectar con Google Ads, el Pixel de Facebook nos ayuda a medir también las campañas en FB o IG. Y no he olvidado Zapier…cuando alguien cancela la reunión, la mejor manera de mantener la relación con el usuario es enviar un email desde Mailchimp cuando Zapier nos indique el evento de cancelación. Parece algo nimio pero recuerda que la personalización de los mensajes son cruciales y en el caso de una cancelación puede provocar una recuperación tipo Carrito abandonado en e-commerce.

Importante: Cuando te das de alta en Calendly tienes 15 días para utilizar casi todas las integraciones Premium. Cuando finaliza el periodo te quedas con lo justo y la posibilidad de crear un único evento/agenda aunque se mantiene la conexión con Zoom.

Una vez conectado todo esto puedes descargarte la aplicación móvil para gestionar y crear tus reuniones sin tener que abrir un ordenador.